Toezichtvisie Raad van Commissarissen
Deze toezichtvisie is door de Raad van Commissarissen (RvC) opgesteld ten behoeve van de dialoog met bestuur, directie en certificaathouders over de ontwikkeling van het ‘toezicht’ bij Zorroo. Hiermee kan de nieuwe situatie met een STAK bestuur, directie en RvC gezamenlijk worden ingericht. De zoektocht gaat over de juiste balans tussen de wettelijke- en governance verplichtingen en de praktische toegevoegde waarde voor de bij Zorroo betrokken stakeholders.
Algemeen
De Raad van Commissarissen (RvC) houdt vanuit het perspectief van de samenleving onafhankelijk toezicht op de besturing van Zorroo. De RvC heeft hierbij de statuten, reglementen en de doelstellingen van Zorroo BV en de daarmee verbonden vennootschappen als richtsnoer. In de toetsing door de RvC staat centraal of alle relevante belangen zorgvuldig zijn afgewogen alvorens tot besluitvorming te komen. Goede kwaliteit van zorg, professionele bedrijfsvoering, zorgvuldig HR beleid en inbreng van patiënten en medewerkers ziet de RvC als randvoorwaarden voor de continuïteit van de organisatie. De RvC onderschrijft de principes van de Governance code Zorg.
De RvC is binnen Zorroo een nieuw ingesteld orgaan. Het ontwikkelen van het toezicht binnen Zorroo zal een gezamenlijk traject zijn tussen RvC, Directie en STAK bestuur, waarin we ‘stap voor stap’ en in goed onderling overleg het toezicht professionaliseren. Hierin staat onderling vertrouwen centraal. De RvC monitort de strategie, de doelstellingen en de gevolgde werkwijze van Zorroo, waarbij de RvC ieders onderscheiden taken en verantwoordelijkheden goed voor ogen houdt. De RvC stemt in deze lijn met de Directie af wat de belangrijkste ijkpunten zijn voor het beoordelen van de resultaten.
Missie en visie
De missie en visie van Zorroo zijn de inspiratie voor de RvC. Zorroo laat zich zien als de professionele zorggroep van huisartsen in de regio Oosterhout en omstreken, die op een open en innovatieve wijze regie voert in de eerste lijn en samen met de andere zorgverleners aan laagdrempelige zorg bouwt, ontwikkelt en verbetert. Hierdoor krijgt elke patiënt in de wijk zorg op maat. Zorroo en de huisartsen bieden in samenwerking met andere zorgverleners en de zorgverzekeraars maatschappelijk verantwoorde producten en diensten tegen een betaalbare prijs en van zeer goede kwaliteit.
De RvC onderstreept deze missie en visie en houdt integraal toezicht op de realisatie, mede vanuit de maatschappelijke opdracht van Zorroo. Voor de RvC is belangrijk dat Zorroo de best mogelijke zorg, nu en in de toekomst, professioneel en met inbreng van de patiënt en medewerker biedt. Innoveren en verbinden zijn hierin belangrijke kernwaarden. Door onder meer tevreden patiënten, geëngageerde medewerkers en een veilige cultuur wordt de continuïteit van Zorroo gewaarborgd.
De RvC vult het toezicht op een waarden gedreven wijze in.
Positie
De RvC is een onafhankelijk orgaan binnen het besturingsconcept van Zorroo. In dit besturingsconcept is het STAK bestuur het hoogste orgaan en behartigt de belangen van de certificaathouders/huisartsen. De RvC oefent toezicht uit op de onder de STAK ondergebrachte vennootschap Zorroo BV en daaraan onderliggende rechtspersonen (‘de werkorganisatie’). Deze werkorganisatie ondersteunt de huisartsen(praktijken) in de breedte van de multidisciplinaire eerstelijnszorg- en dienstverlening om zich als huisartsen te kunnen richten op de kerntaken. 2
Voor Zorroo Huisartsenpost BV geldt een bijzondere situatie, omdat de werkorganisatie zelf verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de geleverde zorg. De RvC toetst of deze (kwaliteit van) zorg aan alle wettelijke- en in overeenkomsten bepaalde eisen kan voldoen. De RvC wordt hierover specifiek geïnformeerd, onder meer via managementrapportages, in- en externe audits en werkbezoeken. De HAP is een vast onderdeel van de agenda in het overleg tussen RvC en Directie.
STAK bestuur en RvC
De RvC heeft een goede verbinding en samenwerking met het STAK bestuur en de certificaathouders, met behoud van haar onafhankelijkheid. De RvC voert periodiek overleg met het STAK bestuur, de certificaathouders en woont in die context relevante bijeenkomsten bij. De intentie van de RvC is via een open en constructieve dialoog betrokken te zijn bij en zichtbaar te zijn voor de aangesloten huisartsen.
Rollen
De RvC onderscheidt op basis van de wettelijke, statutaire en reglementaire bevoegdheden de volgende rollen naar de Directie:
De toezichthoudende rol, aangaande het realiseren van missie, visie en doelstellingen, het borgen van de continuïteit van de organisatie en de besturing daarop.
De klankbord- en adviesrol, onder andere middels reageren op rapportages en voorstellen, aanreiken van ideeën om vraagstukken tegemoet te treden en het signaleren van potentieel relevante in- en externe ontwikkelingen.
De maatschappelijke rol, die onder andere tot uiting komt via de maatschappelijke antenne van de leden van de RvC, waardoor gezamenlijk met de Directie de ‘buitenwereld’ naar binnen wordt gebracht.
Toezicht
De RvC is een proactieve, ondersteunende, betrokken en kritische partner van de Directie en houdt de dialoog gaande over wat er nodig is om de doelstellingen van Zorroo te realiseren. De PDCA cyclus, het delen van ex- en interne ontwikkelingen en hoe die vertaald worden naar gedegen plannen en implementatie, en het jaarlijks evalueren maken hiervan deel uit. De RvC benut daarvoor de formele en informele informatievoorziening vanuit de organisatie. Als sparringpartner voor de Directie zoekt de RvC de balans tussen ‘uitdagen’, ‘spiegelen’ en ‘kritisch volgen’. De RvC geeft kwalitatief toezicht mede vorm door het gesprek te voeren over dilemma’s en het laten presenteren van programma’s en projecten door de Directie en medewerkers. Dit vindt plaats in de RvC vergaderingen.
De belangrijkste elementen die in het toezicht voor en door de RvC van belang zijn, worden in onderstaand schema in hun onderlinge samenhang weergegeven.
- Goede en toegankelijke zorg voor de patiënt.
- De continuïteit van de organisatie is gewaarborgd.
- De organisatie staat in verbinding met de maatschappij (o.a. via netwerkzorg en samenwerkingsverbanden).
- De RvC stimuleert innovatie die aansluit bij de behoeften van de huisartsen, patiënten en medewerkers.
RvC, Directie en STAK bestuur hebben een eigen verantwoordelijkheid voor open en gedegen informatievoorziening die het toezicht hierin faciliteert. De RvC vertrouwt hierin op maximale onderlinge transparantie. De RvC hanteert voor haar functioneren meervoudige informatiebronnen:
- Informatie uit het regulier overleg tussen RvC, Directie en STAK bestuur.
- Informatie uit periodiek overleg met de Patiënten Advies Raad.
- Informatie uit werkbezoeken en bijwonen van bijeenkomsten in de organisatie.
- Informatie uit managementrapportages.
Samenstelling en werkwijze
De RvC bestaat uit 3 leden, waaronder de voorzitter. In de samenstelling van de RvC is geborgd dat alle gewenste professionaliteit (kennis, ervaring en persoonlijkheid) vertegenwoordigd is. Diversiteit is voor de RvC belangrijk, zowel vanuit verschillende deskundigheden als persoonlijkheden. Door de vertegenwoordiging van de leden in de RvC is ook de aandacht geborgd voor de regionale ontwikkelingen en belangen.
De leden van de RvC hebben een lerende houding en doen kennis en vaardigheden op die passen bij hun opdracht. De RvC komt tenminste vier keer per jaar in vergadering bijeen, in aanwezigheid van de Directie. Naast de P&C cyclus worden de strategie en de aan de activiteiten verbonden risico’s tenminste 2 keer per jaar geagendeerd. Besluiten, acties en overwegingen daartoe worden in notulen vastgelegd. 4
Evaluatie
De omgeving van Zorroo is dynamisch en volop in ontwikkeling. Waar op de organisatie een groot beroep wordt gedaan zich daartoe te verhouden in leren en ontwikkelen geldt dat ook voor de RvC als het gaat om deskundigheid en persoonlijke ontwikkeling. De RvC leden spreken elkaar aan en geven elkaar feedback, zodat van elkaar geleerd kan worden. Waar nodig worden scholing of andere activiteiten geïnitieerd. Minimaal eenmaal per jaar evalueert de RvC het eigen functioneren, bij gelegenheid onder externe begeleiding. Naast de eigen kritische reflectie vraagt de RvC feedback aan het STAK bestuur en de Directie.
Verantwoording
De toezichtvisie van de RvC wordt op de website geplaatst. De RvC stelt jaarlijks een verslag op van haar werkzaamheden.